Aandachtspunten bij uw zoektocht naar een geschikt kantoor

Voordat u op zoek gaat naar een pand, moet u rekening houden met bepaalde elementen om niet vast te zitten in kantoren die niet bij u passen. Het comfort en de levenskwaliteit op het werk, evenals de nieuwe werkwijzen voor de werknemers, hebben de manier waarop mensen hun gebouwen kiezen sterk veranderd. Gaëtan Lancksweerd selecteert hieronder enkele van de belangrijkste criteria om u te helpen de juiste selectie te maken.

1. De locatie
Dit is het eerste criterium voor ondernemers: bereikbaarheid. Alvorens te investeren of een kantoor te huren, is het vaak nodig om na te denken over het comfort van uw medewerkers op het gebied van transport. Of het nu gaat om eigen vervoer of openbaar vervoer uw kantoren moeten goed bereikbaar zijn. Aarzel niet om een analyse te maken van alle plaatsen waar uw medewerkers wonen om de plaats te bepalen die voor iedereen het best bereikbaar zou zijn. U kunt natuurlijk denken aan een pand dat is uitgerust met een eigen parkeerplaats of in de buurt van een parkeergarage, maar het ideaal blijft dat het voor iedereen bereikbaar is, ongeacht het vervoermiddel. Aarzel niet om te controleren of uw pand toegankelijk is voor mensen met beperkte mobiliteit. Houd rekening met de winkels in de buurt van uw bedrijf, zeker als u geen cafetaria, keuken of geïntegreerde cateringservice heeft. Ver reizen om iets te eten te vinden of zelfs het ontbreken van een plek om uw teams te ontmoeten om een vriendelijk moment te delen of uw overwinningen te vieren, kan snel wegen op het moreel en de productiviteit van de teams.

2. De prijs
U hoeft niet te zoeken naar panden in een gebied die boven budget liggen. Het is ook niet noodzakelijk een kwestie van de goedkoopste optie te kiezen in vergelijking met de gewenste ligging, maar voor te opteren een reële prijs-kwaliteitverhouding. Kiezen voor de goedkoopste optie kan schadelijk zijn voor het aantrekken van talent of stelt u niet altijd in staat om uw medewerkers een optimale kwaliteit van werken te bieden, wat een negatieve invloed kan hebben op hun motivatie.

3. De oppervlakte en de indeling.
Ook de oppervlakte is een prioriteit. Een oppervlakte tussen de 10 en 15 m² per werknemer wordt algemeen als ideaal beschouwd. Deze oppervlakte hangt sterk af van uw interieurindeling aangezien u kan kiezen voor gesloten of open kantoren. Uw oppervlak moet anticiperen op de evolutie van uw teams, want als het oppervlak u vandaag misschien voldoende lijkt, kunt u snel verkrampt raken als uw activiteit groeit.

4. De faciliteiten
Naast de oppervlakte blijven natuurlijk de bereikbaarheid en de locatie bepalend bij uw keuze van het pand, maar de mogelijkheid om diensten aan uw medewerkers aan te bieden kan een belangrijk criterium zijn dat moet worden geïntegreerd voordat u besluit. Vele medewerkers zijn van mening dat een goede inrichting van het pand vooral dient ter motivatie en bijdraagt aan hun wens om in het bedrijf te blijven. Ook andere aspecten zoals de aanwezigheid van licht of een rustruimte zijn een niet uit te sluiten factor. Aarzel in uw lay-out niet om aan de cafetaria te denken, groene ruimtes, sportfaciliteiten, enz. Deze extra’s zijn een goede manier om medewerkers aan te trekken en te behouden.

5. Kantoorstijl en -activiteit
U kunt kiezen voor moderne of klassieke look volgens uw voorkeuren en vooral volgens het imago dat u zowel aan uw klanten als aan uw medewerkers wilt presenteren. Of u nu kiest voor een eigentijdse of klassieke stijl, het is aan u om de cultuur van uw bedrijf te koppelen aan de gekozen kantoorstijl zonder te kopiëren wat grote groepen of de start-ups doen, maar het echt aan te passen aan uw behoeften en uw teams.

6. Huren of kopen
Dit criterium zou het eerste kunnen zijn, aangezien uw financiële draagkracht u automatisch zou kunnen weerhouden om voor de aankoop te kiezen. In beide gevallen zijn er voor- en nadelen. Verhuur geniet nog steeds de voorkeur van bedrijven. Met de aankoop bouwt u vermogen op en neemt u vastgoedkosten op lange termijn op in uw boekhouding.
Maar als de aankoop misschien een goede optie lijkt, vereist het een duidelijke en langetermijnvisie van het bedrijf, zodat uw teams niet krap in kantoren komen te zitten of naar verschillende locaties worden gestuurd, bij gebrek aan ruimte.
Leasen biedt daarentegen meer flexibiliteit.

De Schaarbeek - Beveren